Không gian phòng họp cũng ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả trong hiệu quả của cuộc họp. Để có thể vừa gây không khí thoải mái, vừa thuận tiện cho việc phục vụ họp hành, bố trí phòng họp hợp lí có vai trò quan trọng.
Tùy từng doanh nghiệp mà bố trí không gian họp sẽ khác nhau. Trong đó chúng ta cần lưu ý những điều cơ bản sau.
Màu sắc phòng họp
Màu sắc phòng họp nên được thiết kế hợp với tổng thế của không gian. Bạn có thể dựa vào tông màu nền chủ đạo của doanh nghiệp để tạo nên tông màu chủ đạo của phòng họp. Hoặc đơn giản bạn có thể chọn những tông màu nhẹ nhàng, thanh lịch phù hợp với sự sang trọng, tinh tế của môi trường doanh nghiệp.
Gam màu thường được chọn là những gam màu không quá nóng và chói, phù hợp với sự sang trọng của không gian công sở, doanh nghiệp như: màu trắng sữa, xanh nhạt,…
Ánh sáng của căn phòng
Một điều rất cần chú ý nữa đó là ánh sáng trong căn phòng. Ánh sáng thiếu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả họp. Các phòng họp nên bố trí những cửa sổ nhỏ, hoặc cửa chớp, cửa mành để có thế hướng ánh sáng tự nhiên vào trong phòn họp.
Bên cạnh đó, hệ thống điện chiếu sáng cũng cần được thiết kế, bố trí hợp lí để có thể chiếu sáng đầy đủ kể cả vào buổi sáng hoặc buổi tối. Ngoài ra để tạo sự tập trung cho những người tham gia cuộc họp thì có thể bố trí những đền trần chiếu theo người thuyết trình để gia tăng hiệu quả hơn.
Bàn, ghế ngồi trong phòng họp
Để có thể họp một cách tập trung và thoải mái thì bố trí ghế ngồi phòng họp cũng là một yếu tố quan trọng. Ghế sử dụng cho phòng họp nên là những loại ghế chất lượng cao, êm (có thể xoay hoặc không). Thông thường các phòng họp thường sử dụng loại ghế có đêm êm, tạo được tư thế thoải mái.
Bàn thường được dùng trong phòng họp thường là loại bàn dài hoặc trong những không gian họp lớn hơn thì dùng bàn chữ U để tạo tương tác tốt hơn.
Không chỉ về chất lượng và thiết kế cũng như tông màu của bàn, ghế cũng nên được chú ý sao cho tinh tế và phù hợp với không gian chúng. Không nên chọn nhưng bộ bàn ghế quá to hoặc quá nhỏ và màu sắc cũng không quá lòe loẹt.
Thiết bị âm thanh, hình ảnh
Để tăng tối đa hiệu quả truyền tải của cuộc họp cũng như tương tác thì các thiết bị âm thanh hình ảnh cần được bố trí hợp lí và hiệu quả.
Âm thanh cần được truyền lan tỏa tới mọi vị trí của căn phòng. Tuy nhiên âm truyền phải đảm bảo vừa tai, không quá to hay nhỏ. Hệ thống phát âm thanh cũng phải đảm bảo âm trong, không bị dè, khó nghe.
Tương tự đối với hệ thống hiển thị. Không một phòng họp nào không có phương tiện hiển thị hình ánh hay slide trình chiếu. Các phòng hợp cần được bố trí màn hình họp phù hợp với khống gian, kích thước vừa phải.
Ngay nay nhiều phòng họp hiện đại đã không còn dùng máy chiếu cho việc hiển thị hình ảnh, thông tin. Thay vào đó, họ tìm những đơn vị bán màn hình led và lắp đặt chúng cho không gian phòng họp. Đây là một phương tiện rất hiệu quả trong việc trình chiếu hình ảnh một cách chi tiết và sinh động nhất.
Trang trí phòng họp
Tuy không phải là yêu tố quan trọng nhất nhưng cách trang trí tạo điểm nhấn cho phòng họp cũng khiến cho không gian trở lên sang trọng hơn. Điều này không những tạo cảm giác thoải mái mà còn nâng cao đẳng cấp của doanh nghiệp.
